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Política de protección de Datos Personales

Conoce la Normativa de protección de datos personales RNT

Tema 1: Disposiciones Generales y Marco Legal

Objeto de la Política

La presente política tiene como objetivo garantizar el derecho constitucional de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que le concierne y que ha sido recogida en las bases de datos o archivos mantenidos por Siempre Colombia. En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Régimen General de Protección de Datos (RGPD) para usuarios internacionales, nos constituimos como los responsables directos del almacenamiento, uso, circulación y protección de la información de nuestros usuario.

Datos del Responsable del Tratamiento

Para todos los efectos legales de la presente política, el Responsable del tratamiento de la información es la plataforma líder de viajes de naturaleza y experiencias culturales Siempre Colombia, identificada y localizable bajo los siguientes parámetros de contacto:

Campo de Aplicación y Alcance

Esta Política se aplica de manera obligatoria a todos los datos personales registrados en cualquier base de datos en poder de Siempre Colombia que permitan su tratamiento. El alcance cobija a la agencia, directivos, administradores, empleados, contratistas, aliados comerciales y visitantes de las plataformas, rigiendo las relaciones entre Siempre Colombia (en calidad de Responsable) y cualquier subcontratista o encargado eventual.

Tema 2: Definiciones y Principios Rectores

Glosario de Términos Legales

Para la correcta interpretación de esta política, se adoptan las siguientes definiciones legales:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas físicas identificadas o identificables.
  • Encargado del tratamiento: Persona física o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
  • Responsable del tratamiento: Persona física o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos (Siempre Colombia).
  • Titular: Persona física cuyos datos personales sean objeto de tratamiento (viajeros, clientes, proveedores o empleados).
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios Aplicables al Tratamiento de Datos

Siempre Colombia aplicará los siguientes principios rectores para garantizar la protección de la información:

  • Principio de legalidad: El tratamiento es una actividad reglamentada que debe ceñirse a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias.
  • Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima e institucional, la cual debe ser informada al Titular de manera clara.
  • Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no podrán ser divulgados sin autorización previa o mandato judicial.
  • Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fragmentados o engañosos.
  • Principio de transparencia: El Titular tiene derecho a obtener del Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: Los datos no públicos no estarán disponibles en Internet u otros medios de difusión masiva, a menos que el acceso esté técnicamente limitado a los Titulares o terceros autorizados.
  • Principio de seguridad: Toda la información se protegerá mediante medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su alteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de los mismos, incluso después de finalizar la relación contractual.

Tema 3: Inventario de Bases de Datos e Información Recolectada

Base de Datos de Usuarios / Clientes (Viajeros)

Dirigida a los viajeros que cotizan o adquieren nuestras rutas multidestino. La información recopilada a través del portal y nuestro CRM HubSpot incluye: nombres y apellidos, número de identificación (cédula o pasaporte), dirección de correo electrónico, dirección postal, número de teléfono móvil, datos financieros de tarjetas de crédito o cuentas (procesados por pasarelas de pago seguras), dirección IP, geolocalización y datos del dispositivo.

Base de Datos de Proveedores, Terceros y Contratistas

Dirigida a los viajeros que cotizan o adquieren nuestras rutas multidestino. La información recopilada a través del portal y nuestro CRM HubSpot incluye: nombres y apellidos, número de identificación (cédula o pasaporte), dirección de correo electrónico, dirección postal, número de teléfono móvil, datos financieros de tarjetas de crédito o cuentas (procesados por pasarelas de pago seguras), dirección IP, geolocalización y datos del dispositivo.

Base de Datos de Empleados y Talento Humano

Aplica al personal de la agencia. Contiene: nombre completo, número de cédula, fecha de nacimiento, estado civil, dirección de residencia, teléfono fijo, correo electrónico personal, número de celular, datos de la persona a contactar en caso de emergencia, afiliaciones a seguridad social (salud, pensión, ARL, caja de compensación) e información financiera para el pago de nómina.

Tema 4: Tecnologías de Captura y Cookies de Terceros

Almacenamiento en CRM HubSpot y Automatización en Mailchimp

Cuando un usuario interactúa con nuestros formularios de cotización o de registro de asistencia médica, los datos se consolidan de manera automatizada en HubSpot CRM para fines de gestión logística del viaje. Por su parte, la suscripción voluntaria a nuestro boletín de noticias recopila el correo electrónico y lo almacena de forma segura en Mailchimp, otorgando siempre al usuario la opción autónoma de darse de baja (Unsubscribe) con un solo clic.

Uso de Cookies Técnicas y de Sesión

Implementamos cookies en el navegador para optimizar la experiencia de usuario:

  • Cookies de Comentarios: Almacenan nombre y correo por comodidad del usuario con una vigencia de un año.
  • Cookies de Mi Cuenta (Login): Las cookies temporales validan si tu navegador las acepta; las cookies de acceso guardan las credenciales por 2 días (o 14 días si seleccionas «Recuérdame») y las preferencias de visualización se retienen por un año.
  • Cookies de Contenido Incrustado: Nuestra web puede incluir elementos de terceros (videos, mapas). Estos servicios externos recopilan datos y monitorean la interacción de la misma forma que si el usuario visitara sus páginas web directamente.

Gestión del Consentimiento con Consentmanager

Siempre Colombia cuenta con la integración de la plataforma de gestión de consentimiento “consentmanager” (consentmanager AB, Suecia). A través de esta herramienta, el usuario tiene la potestad de otorgar o rechazar de manera individualizada el procesamiento de datos y el uso de cookies analíticas o publicitarias para las siguientes plataformas integradas: Google Ads, HubSpot IA, Google Maps, Google Analytics, Google ReCaptcha y Google Tag Manager. Las preferencias se guardan por un periodo de dos años, tras el cual se solicitará una nueva validación.

Tema 5: Finalidades del Tratamiento de la Información

Finalidades Generales de las Bases de Datos

El tratamiento de los datos por parte de Siempre Colombia persigue las siguientes finalidades institucionales y corporativas:

  • Ejecución del objeto social de la agencia y de los contratos comerciales suscritos.
  • Gestión, administración y cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, contables, corporativas y de auditoría.
  • Transmisión de información a autoridades gubernamentales o judiciales bajo requerimiento expreso.
  • Búsqueda de la satisfacción, mejora de la oferta de servicios turísticos y personalización de la experiencia digital.
  • Mantenimiento de la comunicación directa para responder preguntas, quejas, reclamos o sugerencias (PQRS).
  • Estudio y análisis estadístico de las bases de datos para el diseño de estrategias comerciales comunes y envío de información institucional.

Finalidades Específicas para Usuarios y Clientes

El tratamiento de la base de datos de viajeros tiene los siguientes objetivos específicos:

  • Disponer de la información contractual para asegurar reservas de tiquetes, alojamiento, alimentación, transporte y tours.
  • Gestionar y activar de manera prioritaria la tarjeta de asistencia médica para viajes en Colombia, mitigando riesgos y garantizando protección médica en actividades de turismo de aventura.
  • Implementar mecanismos de prevención de fraude, alertas transaccionales, bloqueos preventivos y control de lavado de activos.
  • Enviar mensajes comerciales, ofertas estacionales (como planes de Semana Santa o vacaciones de mitad de año) e invitaciones por correo electrónico, SMS, WhatsApp o cualquier medio analógico o digital.

Finalidades Específicas para Proveedores y Empleados

Para proveedores, los datos se tratan con el fin de elaborar contratos, convenios, emisión de recibos, pago de facturas, control de calidad del servicio y cruce de listas restrictivas (OFAC/antiterrorismo). Para empleados, los datos se utilizan para el desarrollo de la relación laboral, pagos de salarios, prestaciones sociales, aportes a seguridad social, asignación de herramientas de trabajo, contraseñas corporativas y contacto con familiares en caso de emergencia médica.

Tema 6: Obligaciones y Deberes Generales

Obligaciones de Siempre Colombia como Responsable

En su rol de Responsable del tratamiento, Siempre Colombia se compromete a:

  • Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno ejercicio del derecho de Habeas Data.
  • Solicitar y conservar copia de la autorización expresa otorgada por el Titular.
  • Informar claramente sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
  • Conservar la información bajo estrictas condiciones de seguridad para impedir pérdidas o accesos fraudulentos.
  • Garantizar que la información transmitida a encargados o terceros sea veraz, exacta, completa y actualizada.
  • Tramitar las solicitudes, quejas y reclamos formulados por los Titulares e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en caso de violaciones de seguridad.

Deberes de los Funcionarios y Encargados

El personal interno o los contratistas que actúen como Encargados del tratamiento deberán:

  • Conservar los datos bajo medidas de seguridad óptimas.
  • Actualizar, rectificar o suprimir los datos de manera oportuna, registrando las novedades en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles desde su recepción.
  • Inscribir en la base de datos la leyenda «reclamación en curso» o «información objeto de procedimiento judicial» según corresponda.
  • Abstenerse de difundir información cuestionada por el Titular cuya suspensión haya sido ordenada por la SIC.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas estrictamente autorizadas por ley o por el Titular.

Tema 6: Derechos, Restricciones y Procedimientos de Atención

Derechos de los Titulares de la Información

De acuerdo con la legislación nacional, como titular de los datos personales tienes derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente a Siempre Colombia o los encargados.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la agencia, salvo las excepciones de ley (datos públicos, urgencias médicas/sanitarias, requerimientos judiciales, registro civil).
  • Ser informado sobre el uso específico que se le ha dado a tus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a las normas de protección de datos.
  • Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios constitucionales.
  • Acceder de forma totalmente gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Prohibiciones en el Tratamiento de Datos

Queda expresamente prohibido dentro de Siempre Colombia:

  • Realizar tratamientos incompatibles con las finalidades autorizadas por el Titular.
  • Tratar datos parciales, inexactos, incompletos o engañosos.
  • Hacer accesible información confidencial en Internet sin controles técnicos de acceso restringido.
  • El tratamiento de datos sensibles (como condiciones médicas o de salud preexistentes) o de datos de niños, niñas y adolescentes, salvo que se cuente con la autorización explícita de sus padres o representantes legales, velando siempre por el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

Procedimiento de Consultas y Reclamaciones (PQRS)

El área de comunicaciones y atención al cliente es la encargada de tramitar tus solicitudes bajo las siguientes reglas:

  • Consultas: El Titular puede solicitar información sobre sus datos por escrito a comunicaciones@siemprecolombia.com. Si la solicitud está incompleta, se le requerirá subsanarla en un plazo de cinco (5) días. Si no responde en dos (2) meses, se entenderá desistida. La consulta se resolverá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles; prorrogable por cinco (5) días hábiles adicionales previa notificación.
  • Reclamaciones: Si consideras que tus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, la reclamación deberá enviarse al correo oficial incluyendo nombre, identificación, hechos, dirección y documentos soporte. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales. Una vez recibido el reclamo completo, la agencia incluirá la nota «reclamación en curso» en la base de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
  • Requisito de Procedibilidad: El Titular deberá agotar obligatoriamente este canal interno de reclamación antes de elevar una queja formal ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Vigencia y Actualización de la Política

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir de su publicación y actualización en los canales digitales de Siempre Colombia. El tratamiento de los datos recolectados con anterioridad se continuará ejecutando de conformidad con las finalidades informadas en los avisos de privacidad históricos, salvo manifestación en contrario por parte del Titular en un plazo de treinta (30) días. Esta política se rige bajo la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 en Colombia.

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Política de Protección de Datos Personales

Siempre Colombia — Compromiso de Confidencialidad y Cumplimiento Normativo

La transparencia y la seguridad jurídica constituyen pilares fundamentales de nuestra operación turística. A través del presente documento, damos estricto cumplimiento a las directrices de la Ley 1581 de 2012, estableciendo las reglas bajo las cuales ejecutamos la protección de datos personales agencias de viajes Colombia en los entornos físicos y digitales de Siempre Colombia.

1. Objeto y Datos del Responsable

Siempre Colombia, identificada bajo los lineamientos del Registro Nacional de Turismo (RNT 5483) y con operaciones centralizadas en la ciudad de Bogotá D.C., asume el rol de Responsable del Tratamiento de los datos recolectados en su ecosistema (incluyendo HubSpot CRM y Mailchimp).

2. Derechos del Titular (Habeas Data)

Como usuario y titular del registro, te asiste el derecho inalienable de conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de tus datos de contacto o de salud sensibles recopilados para las asistencias médicas, comunicándote al canal oficial: comunicaciones@siemprecolombia.com.

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